Quando você planeja um evento, tem que contemplar todos os tempos e movimentos que ele terá. Desde a chegada das pessoas, um mapa prevendo a circulação, fornecedores, clientes, espaços, tempos de cada ação, enfim… detalhar cada passo do processo. E as deadlines, também, pois os prazos são fundamentais para a produção.
É um planejamento trabalhoso na primeira vez que você o desenvolve. Porém, quanto maior a sua intimidade com este processo, mais fácil fica prever quais serão os imprevistos… e há sempre um imprevisto.
É da natureza deste trabalho. Por isso as categorias de profissionais devem ser respeitadas na hora do planejamento e execução/produção. Não adianta você querer que um assistente de produção tome decisões que só um produtor executivo/pleno consegue visualizar.
Infelizmente, muitas pessoas acreditam que um evento é um processo simples como convidar amigos para um jantar. Depois de um tempo passa a ser. Mas quando seu objetivo primordial é encantar os presentes, não há dúvidas, procure um profissional.
Quando iniciei minha carreira, fazendo festas, virou uma febre na cidade onde eu morava e quase todas as pessoas dos círculos de amizade secundários, animaram-se a seguir o mesmo caminho. Mesmo empresas concorrentes tentaram entrar no ‘nosso quintal’ e falharam por um motivo simples: parecia fácil, mas exigia conhecimento do mercado local e parcerias sólidas.
Este é um outro ponto importante: mesmo numa cidade como São Paulo, fornecedores parceiros e uma equipe comprometida são fundamentais. O preço é sempre um ponto delicado de qualquer ação.
Clientes acham que poderia ser mais barato, fornecedores reclamam que a margem está muito baixa e o produtor, fica como um mediador de negociação. Saber negociar a melhor margem para ambos é a função que torna o produtor tão importante.
E sim, precisamos de planilhas! Engana-se quem acredita que um evento é só o powerpoint bem montado com lindas imagens e frases de impacto. Montar a apresentação sem o apoio da planilha de custos só traz uma coisa: frustração do cliente.
É através da planilha que temos como medir o ROI, as margens conquistadas e calcular o lucro. E sim! Tudo isto é por causa do dinheiro. Como dizia minha professora de TGA (Teoria Geral da Administração) a única empresa que se preocupa com o lucro social é o governo. Todas as outras querem dinheiro.
Compartilho com vocês o som da montagem de uma exposição. As marteladas são a sinfonia perfeita para esta profissão que envolve dedicação e trabalho duro, todo o tempo.
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