Sou uma dessas pessoas, que foco tanto nos jobs que acabo deixando de lado os outros projetos – como tocar este blog, por exemplo. Prova disto é que desde abril de 2011 não fazia uma postagem.

Minha organização é simples: vou tirando da frente! Evito ao máximo deixar a caixa de entrada com coisas pendentes e coloco tudo em pastinhas pra facilitar na hora de procurar a informação posteriormente.

Chegou PIT novo? Entra na fila. Vamos fechar primeiro os que já estão rolando. Em produção executiva, sempre temos tempo de organizar os jobs. Basta usar um sistema e segui-lo fielmente. Não adianta usar um por dia. Crie o seu próprio e seja leal a ele. Qualquer metodologia funciona, desde que você e ela se encaixem.

No meu cotidiano, após chegar um novo job, tenho que planejar a sua forma de execução – o que com a prática se torna rápido. Aí lanço e-mails para os fornecedores que precisarei, pedindo orçamentos e especificando minhas necessidades [bem PORMENORIZADAMENTE, para evitar confusões]. Depois de enviar os e-mails, ligo, para esclarecer qualquer dúvida que tenha ficado. Então, espero as respostas. E enquanto espero as respostas do job A, vou fazendo o mesmo com o job B. Quando recebo os orçamentos é só jogar no modelo de planilha que utilizo, com todas as variáveis e liberar para o atendimento. 

Até aí, tudo simples. A grande sacada é tocar 10 jobs diferentes por dia, com constantes alterações e  renegociações… Pra isso, vai além da técnica organizacional. É preciso ter jogo de cintura e ser sociável, senão seu cotidiano fica um inferno.

Uma dica é re-explicar o briefing para o atendimento logo após o recebimento da demanda. Se der tempo, registre em e-mail para facilitar posteriores dúvidas. 

Tive um assistente que não sabia como montar um arquivo de evento. Cada agência tem um modelo próprio e com a experiência cada produtor também. De forma geral os ‘arquivos’ são recheados de fotos de tudo. Dos materiais, das ações desenvolvidas, do público presente, do local… e é para isso que ele existe. Para que quem o veja, possa ter a sensação de que esteve lá, acompanhando tudo.

Eu particularmente, acredito que o cliente tem que ter congregado num arquivo só TUDO. Isto inclui a famigerada planilha de custos.

Segue aqui o arquivo que fiz para o Sindpolf/SP, sobre o Seminário de Direito Disicplinar ano passado. Claro que os valores foram alterados, mas fica fácil compreender a que eu me referia:

Como disse um chefe meu, apesar do lucro em eventos – para a agência ser pequeno [já comentei sobre isso anteriormente] – nada substitui o pau duro do cliente quando vê o evento dele ser sucesso total.

Este pensamento – apesar de dito vulgarmente, exprime muitissimo bem tudo que se espera quando se é o cliente.

Contudo, quando se é a agência, os processos de criação e ‘piração’ parar atingirmos o nivel de satisfação que o cliente espera, dentro do budget que ele quer é altamente enriquecedor – eventualmente estressante.

Aos produtores de eventos, cabe sempre, propor a melhor solução de custo x benefício agregando valor. E aí vem a grande pergunta: COMO? Muito simples. Na nossa profissão, o mais importante nem sempre é ONDE você estudou, mas sim, DE ONDE VEM SUAS EXPERIÊNCIAS. Por experiências engloba-se TUDO, absolutamente. Desde o café da manhã no Parque Dom Pedro II por R$2,00 até, o buffet de café da manhã na Bela Cintra. O motivo é simples: toda experiência vivenciada e realizada, aumenta a sua visão de mundo. Quanto maior for sua visão de mundo, mais possibilidades de conseguir ‘algo muito bem bolado’.

Há quem se engane, acreditando que a produção acaba sendo a parte ‘mais burra’ da agência, por ser simples execução. Abre-se uma requisição e ela cai no colo da produção. Se o produtor não acumula conhecimentos diversos, suas soluções tornam-se arcaicas e encarecem o processo de ‘satisfação do cliente ou seu dinheiro de volta’.

FELIZ ANO NOVO!

É importante lembrar sempre, que o seu cliente, pensa 28h por dia no negócio dele, enquanto você só pensa 8h. As vezes, até menos. Não podemos cair no erro de achar que todos os eventos são iguais. Nunca são. Cada um tem características especiais. Por menores que sejam. É isto que torna o mercado de eventos tão singular e com um crescimento tão avantajado em frente a outros setores.

Aproveitando o gancho, o SENAC/SP fará uma palestra para o lançamento do curso de eventos corporativos. Seguem informações:

Local: Senac Consolação
Rua Dr. Vila Nova, 228 – 1º andar – Centro – São Paulo – SP
E-mail: consolacao@sp.senac.br - Telefone: 11.2189-2100 
Data e Horário: 21/10/2010 às 19h30

Palestra de Eventos Corporativos com Cacá Ribeiro:
A palestra acontece como evento de lançamento do curso que leva o mesmo nome. A atividade será ministrada pelo empresário e produtor Cacá Ribeiro, que fala sobre sua trajetória pessoal como produtor de eventos free lancer, a abertura da Cake´s Produções, suas características e particularidades, métodos de criação e execução de eventos, histórico e portfólio da empresa e sobre o curso de eventos.

Público-alvo: Profissionais das áreas de eventos, publicidade e marketing, recursos humanos e comunicação de grandes empresas. Alunos e ex-alunos de turismo, hotelaria, publicidade, marketing, eventos e lazer.

Vai lá: Palestra SENAC/SP

Melhor ainda! Tive a chance de assistir à palestra de Charlles Nogueira, que esteve presente na produção de alguns dos maiores mega eventos que aconteceram no Brasil.

Alguns pontos reforçados na sua fala, foram a visão abrangente que o produtor/planner tem que ter e a preocupação de jamais incorrer no grande erro de achar que eventos são simples copy and paste. Não são. Cada um tem suas características únicas, com demandas exclusivas.

Outro fator muito importante é sempre fazer o APR – Análise Preliminar de Risco, avaliando assim não só os riscos, como no título mas também as oportunidades que podem surgir.  Atualmente, os mega eventos – como os que teremos nos próximos anos – devem ter também um estudo sobre o impacto ambiental que causarão e isso é  fundamental para que se possa planejar quais ações devem ser privilegiadas.

Juntamente com o ROI (Return of Investiment) o APR é considerado a grande ferramenta para mensurar qualquer evento. Com comentários sobre a legislação de eventos, órgãos oficiais (Contru, Prefeituras, etc..), sobre a formação que os profissionais precisam ter, além, claro de fatos curiosos… Fiquei encantada! Até fui parabenizá-lo ao final.

Resumidamente é sempre bom ver quem REALMENTE conhece do assunto falando. E sai de lá com um gostinho de quero mais, estou esperando ansiosa notícias sobre o curso que possivelmente será desenvolvido pelo SENAC/SP com a assinatura do Charlles.

Fique ligado: www.eventofacil.com.br/meeting e compareça nas próximas edições!

Acima de tudo, a função da gerência é manter a equipe feliz. A cozinha trabalhando organizadamente, sem problemas de abastecimento e mantendo uma boa relação com o salão. O salão, privilegiando as necessidades dos clientes e mantendo sua organização e apresentação. Os valetes atendendo com presteza e responsabilidade aos frequentadores da casa. Faxineiros, jardineiros, fornecedores: todos satisfeitos com os acordos e acima de tudo, trabalhando positivamente para a melhora da casa como um todo.

Em restaurante, sempre, todo mundo ganha.

O que acontece é que a maioria dos proprietários confunde a figura do “gerente” com a do “administrador” e são funções complementares, porém distintas. E é muito importante que isto seja esclarecido para que a brigada atue em conformidade com o que se precisa. Um gerente, deve acima de qualquer coisa, ser um MEDIADOR DE CONFLITOS. Tanto dos clientes com o atendimento, quanto da cozinha com o salão, quanto do salão com a cozinha e sucessivamente, para que todos atuem motivados.

Lembrando que os 10% da taxa de serviço são pagos à brigada, dividido com o pessoal da cozinha e também com a gerência… Sendo assim, quanto mais for vendido, mais será repartido, por isso em vista do “bem maior” (dimdim na carteira!) todos devem procurar a melhor sinergia.

Quando se está organizando uma feira inédita, a primeira preocupação é saber como atrair o público que se deseja que compareça, em função do paradigma exposto acima.

Uma fórmula certeira para solucionar este problema é usar a fórmula: feira + ciclo de palestras. O motivo é simples: palestras atraem estudantes, profissionais e interessados. Estes, acabam criando uma rede de comunicação que atrairá mais público e mais público, implica em mais expositores.

A grande questão é que eventualmente, os organizadores podem tentar mudar o foco das palestras e esquecem-se dos expositores. Esta semana visitei um exemplo claro disso. A feira comercial, com foco em compradores, montou um ciclo de palestras para produtores do produto.

Ora, produtores produzem, comerciais vendem e que público foi visitar a feira? Pois é… Conversando com alguns expositores, pude perceber a insatisfação geral deles. Esperavam que houvessem muito mais compradores. Agronômos e agricultores não comprarão carregamentos fechados de produtos já prontos, em algum momento, o que eles mais desejarão é escoar sua produção.

Sempre deve haver equilíbrio entre as ações. Quando se percebe um nicho de mercado, como no caso desta feira, onde o processo de produção está se iniciando, há uma excelente chance de se formar um público futuro, porém, o mais importante é manter os expositores para os próximos anos, e para isso, precisamos de COMPRADORES do produto já finalizado.

Este planejamento, tem que ser constantemente avaliado. Para quem não conhece o cotidiano de uma organização deste tipo, é bom esclarecer, que a facilidade em se perder o foco é enorme, exatamente em função das tendências de mercado. O surgimento de novos segmentos dentro de um mesmo nicho é grande e fica fácil achar que está fazendo o certo, quando na verdade, estamos indo na direção oposta ao desejo do expositor.

Em gastronomia, sempre é excepcionalmente bem sucedido quem investe em estudantes. O motivo é simples: o estudante de gastronomia – seja cozinheiro, chef, sommelier – em muito pouco tempo estará disponível no mercado e buscando fornecedores e produtos, e são público garantido em volume, já que são estudantes – e normalmente andam em grupos, exatamente para poderem aproveitar o máximo o que estão fazendo.

Lembro-me bem de quando fazia faculdade e fomos ao Fest´Up. A turma era pequena e você só podia visitar um determinado pavilhão, com palestras e enfoques já determinados. Resultado? A turma se dividiu em grupos para visitarem todos os pavilhões e em função disto, ao final do evento, todos tiveram acesso a todas as informações.

O mais engraçado desta feira que participei foi o seguinte, os expositores com quem conversei participam desta ação desde a primeira edição e, portanto, podem avaliar a evolução da feira ao longo do tempo. Sua maior insatisfação era exatamente com o público e com a mudança na dinâmica (antes era um dia e nesta edição foram dois).

A justificativa deles é que em um dia só o custo era menor e em consequência, o retorno maior. Outra queixa que ouvi de todos, foi exatamente o fato dos visitantes da feira, não serem compradores e sim gourmets, curiosos e pessoas ligadas à produção. A pergunta que mais ouvi foi: onde está o comercial para quem eu quero divulgar meu produto e com quem quero iniciar um relacionamento?

Sempre é tempo de avaliar e recuperar o tempo perdido, porém, esta alteração no caminho de uma feira, pode ser fatal quando no início de sua vida.

Para um produtor freelance tão importante quanto a competência é “batizar” o evento. Tornar aquele momento mágico específico um fruto seu. Para isso existem os portfólios. Nele, o produtor deve(ria) agregar todos os eventos que participou, deixando claro qual função exerceu em cada um. É importante este item em função da credibilidade. De nada adianta ser assistente de produção e sair por aí falando que é produtor executivo. Na hora do “pega pra capar” a coisa toda desanda e aí não tem conserto. Credibilidade é uma coisa que se leva anos para construir e segundos para destruir. É a vida.

Mas voltando ao tema portfólio, ai temos outra pergunta importante: quando estamos alocados dentro de uma empresa, devemos publicar todos os nossos eventos? CLARO! Lembrando sempre de deixar claro que foram eventos produzidos para a Empresa X, dentro de Evento Y ou Z ou K.

Também sou a favor do seu portfólio apresentar um pouco sobre si mesmo. Como? Na própria apresentação. O meu é online e me esforço para deixar claro que trabalhar comigo é contar com uma boa dose de bom humor todo o tempo. Produção é divertido, então vamos mostrar isso ao cliente. Assim, quem sabe, conseguimos nos livrar daquela pecha de pessoas estressadas e chatas que se irritam com qualquer pena fora do lugar.

Todos os bons produtores são extremamente CRITERIOSOS, porque são responsáveis por cada prego que está sendo utilizado – que fique claro, são responsáveis desde a escolha do fornecedor até a aplicação dele na montagem – e imaginem como é controlar tudo e mais um grupo de pessoas que deve ajudar a controlar tudo. Muita gente não aguenta a pressão…

Agora é que são elas, porque nem todos os eventos que eu fiz, estão no meu portfólio online. O principal motivo é que muitas coisas eu fiz ANTES de ver a necessidade de ter um. Resultado? Não tenho mais os cds com as festas que produzi no início da carreira. Da mesma forma que não tenho mais os textos que fiz quando fazia redação publicitária.  Eu sei, deveria ter sido mais esperta, mas errar é humano e trocar de sistema operacional, editor de texto e imagens necessário. Os cds antigos, eram facilmente danificados e muitos dos arquivos perdem-se com as formatações e trocas de pcs. Lembrando também, que a minha geração X não era tão plugada quanto esta Y.

Para tentar minorar esta falha, tenho mantido desde 2007 um portfólio dentro do  #Multiply#. Lá eu consigo manter, além de um histórico de fotos dos eventos que produzi ou atuei, também consigo postar vídeos, arquivos de som (músicas e gravações) e até poderia ter um blog, além de interagir diretamente com o Facebook, o Twitter e o Plaxo.

Quer conferir? Vai lá: http://lglcfonseca.multiply.com .

E o pré evento? Para atrair público, fica a dica, pense numa campanha que vá atuar diretamente no seu público-alvo. Mas isso falamos com calma mais adiante.

A maioria das pessoas do ramo que conhecia até então, simplesmente haviam “aceitado o destino” e aprendido tudo da forma mais difícil que existe: na prática. Lógico que a bagagem de quem aprende tudo “ralando” é muito mais intensa e cheia de expertise do que se comparada à de quem aprendeu tudo só na teoria.

Porém, um outro fato interessante nessa visita é que a maioria dos alunos que vieram conversar comigo não queriam fazer produção de eventos simplesmente. Eles desejavam atuar dentro de empresas no setor de eventos, mas não em agências. Focavam ações institucionais e não aquela correria de prazos curtíssimos, clientes surtantes e budget milagroso.

A diferença entre a “ralação” e a teoria é que você acaba conhecendo muito bem tudo que solicita para produção. Vai às gráficas, conhece papéis, sistemas de impressão, gramaturas. Aprende sobre cardápios para coffee breaks e como melhorar a relação custo x benefício. Discute os orçamentos do pessoal de filmagem – sabe a diferença entre um copião e a rotina da ilha de edição, além de necessidades elétricas e de staff –  e fotografia. Negocia prazos com agências de viagens com muito mais desenvoltura. Tudo isso, por ter aprendido na prática, visitando aos lugares, conhecendo os profissionais.

Entre os meus colegas de profissão, os que são da “antiga escola da ralação” (como eu), existe um chiste muito popular: depois do Google qualquer um é produtor de eventos.

Foi-se o tempo em que os produtores – mesmo os plenos – conheciam os fornecedores pessoalmente e trocavam informações para melhorar as negociações. Atualmente, os profissionais vão direto ao Google e digitam sua necessidade, indo atrás dos primeiros resultados que aparecem.

O engraçado são certas situações que acabam ocorrendo, por exemplo, você pede ao assistente, um orçamento para filmagem de um evento corporativo e recebe dezenas de orçamentos para cobertura de casamentos. Ou solicita a cotação para um coffee break e recebe de volta, propostas com música, iluminação e local para a realização do evento. No freela que estou fazendo, recebi da assistente um orçamento para coffee break de R$75,00/pax, exatamente por causa deste hábito. Ela encontrou um “portal dos buffets” e mandou uma solicitação online. Resultado? Isso já tem 3 semanas e ela continua recebendo orçamentos…

Uma coisa muito importante que a maioria das pessoas esquece quando se trata de produção é que a função primeira de qualquer produtor é RESOLVER PROBLEMAS e não passá-los adiante. O cliente pediu um pato assado envolto numa escultura de gelo? Bom, asse o pato, providencie uma caixa bem grande e um freezer maior ainda, congele o bichinho e depois contrate um escultor para recuperar a forma. Isso é solução, pode não ser a mais barata, ou talvez, haja uma técnica exclusiva para isto, então PESQUISE – aí sim, deve usar o Google à vontade! – mas lembre-se de que tudo tem um custo e nem sempre clientes podem pagar tudo que pedem.

Produção é sempre achar uma forma criativa de adequar o custo à necessidade.  E lembrem-se das duas leis máximas do Marketing:
1ª: O cliente tem sempre razão.
2ª: Se o cliente estiver errado, releia a primeira regra.

Nunca alguém disse que era fácil ser produtor, mas podem apostar, é sempre gratificante e divertido.

As faculdades são excelentes fontes de conhecimento e podem ensinar muito à quem estiver disposto a colocar em prática o que aprende, mas em qualquer profissão ligada ao contato com pessoas a prática é fundamental.

O que eu acho mais interessante é que a tecnologia do Kindle já estava disponível a pelo menos 10 anos para as pessoas. Contudo, só agora, ‘pegou’. E pegando, ajudou a quebrar um hábito de consumo: o dos livros físicos.

Até então, haviam muitas justificativas para não abrirmos mão dos livros: eles iam a qualquer lugar – da cama ao banheiro, o toque do papel ao folhearmos um livro é incomparável e outras argumentações que não se justificavam. Afinal de contas, equipamentos como o Kindle só não conseguiam virar a página e dobrarem-se como papel, porém, todo o resto era possível.

Contudo, a notícia me deixou com uma dúvida: será que o motivo pelo qual as pessoas tem comprado mais livros digitais, não é tão somente, impulso de consumo? Afinal, armazenar livros digitais é muito mais fácil do que livros de verdade, além de não dar cupim.

Conheço gente que baixa milhares de cds e centenas de filmes e não assiste a tudo, simplesmente por acabar esquecendo ou por ter perdido o interesse.  Claro que isso é muito mais fácil de acontecer quando não há custo envolvido. Toda vez que há custo, por menor que seja, as pessoas tendem a pensar duas vezes antes de agir.